La Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA), con el apoyo del Programa EUROsociAL+, desarrolló un Modelo de Gestión Documental (MGD) que tiene por objeto crear una referencia común que servirá para aquellos países que requieran la creación de un sistema eficaz de gestión documental, respetando la diversidad de políticas archivísticas nacionales y regionales. Además, presenta una visión integral de los distintos ámbitos de la gestión documental, pues pretende facilitar la toma de decisiones en torno a la conservación y disponibilidad de los documentos considerando, en todo momento, el ciclo de vida de los mismos.

La finalidad principal de las Guías de Implementación y Directrices que componen el Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos es convertirse en soporte y apoyo para la gestión documental y de archivos de las distintas organizaciones y países miembros de la Red. Conforme a ello, mediante la utilización de este Modelo entre los países miembros de la Red, se logrará que los servicios de archivo contribuyan a la implementación de las leyes de transparencia y acceso a la información pública.

La metodología seguida en la elaboración del Modelo fue la siguiente: 

• Identificación de modelos internacionales de buenas prácticas. 

• Búsqueda de respuestas a los tratamientos archivísticos que se elaboran para conseguir un desarrollo global y útil a las distintas realidades. 

• Recopilación de información mediante cuatro cuestionarios a las entidades involucradas en el proceso de la gestión documental, diseñados para obtener información de: 

• Los órganos rectores de archivos; 
• Los técnicos de gestión documental y archivos; 
• La alta dirección del organismo, y 
• Las instituciones garantes del acceso a la información pública. 

Con toda la información recopilada mediante los cuestionarios se realizó un documento de diagnóstico con información sobre la gestión documental y de archivos de cada uno de los países participantes, a saber:

• Brasil
• Colombia
• Chile
• Ecuador
• México
• El Salvador
• Guatemala
• Perú
• Santa Fe (Argentina)
• Uruguay

Tras la identificación de buenas prácticas, la búsqueda de modelos y bibliografía, y la recopilación de la información obtenida mediante los cuestionarios, se elaboraron una serie de documentos que forman parte del Modelo, y que han sido aplicados en los proyectos pilotos realizados en diferentes países de la RTA. 

El Modelo de Gestión Documental se compone de: 

• 1 Documento Marco, explicativo del Modelo. 
• 8 Guías de Implementación, tres de ellas políticas o gerenciales y cuatro de procesos u operacionales. 
• 26 Directrices que dependen de las Guías de Implementación. 
• 1 Anexo con el Informe Diagnóstico. Resultado de las encuestas. 
• 1 Anexo con un Cuestionario de autoevaluación o check list que permita a cada archivo u organización conocer su nivel en cada uno de los procesos. 
• 1 Anexo con un Glosario general, en el que se recogen los términos utilizados en los documentos, lo que facilita su consulta. 

¡Conoce el micrositio del Modelo de Gestión Documental de la RTA!

http://mgd.redrta.org/mgd/site/edic/base/port/inicio.html